Mua bán xe ô tô, dù là xe mới hay xe đã qua sử dụng, thường bao gồm nhiều bước pháp lý quan trọng. Đặc biệt, khi giao dịch mua bán xe diễn ra giữa người ở các tỉnh thành khác nhau, việc rút hồ sơ gốc xe ô tô là một công đoạn bắt buộc. Nắm rõ quy trình và các yêu cầu về thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô sẽ giúp người bán và người mua hoàn tất giao dịch nhanh chóng, hợp pháp và hiệu quả.
Khi nào cần thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô?
Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô, hay còn được gọi là rút hồ sơ gốc xe ô tô chuyển vùng, là điều kiện bắt buộc phải thực hiện khi chủ sở hữu hiện tại bán, tặng, cho hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu xe ô tô cho một cá nhân hoặc tổ chức khác mà người nhận quyền sở hữu này lại cư trú hoặc đặt trụ sở tại một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương khác. Đây là bước đầu tiên trong chuỗi các thủ tục chuyển quyền sở hữu xe ô tô liên tỉnh.
Căn cứ theo quy định hiện hành, cụ thể là Thông tư 15/2014/TT-BCA và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan đến đăng ký xe, hồ sơ chuyển quyền sở hữu phương tiện cần có xác nhận giao dịch mua bán, cho, tặng. Điểm mấu chốt là nếu cả hai bên mua và bán cùng sinh sống hoặc hoạt động trong phạm vi hành chính của một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương, chủ xe thường không cần thực hiện việc rút hồ sơ gốc xe. Ngược lại, khi giao dịch diễn ra qua địa giới hành chính tỉnh/thành phố, việc tổ chức và cá nhân tiến hành thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô là điều kiện bắt buộc để có thể đăng ký lại xe tại nơi ở/đăng ký kinh doanh mới của chủ sở hữu.
Để quá trình rút hồ sơ diễn ra thuận lợi nhất, cả người mua và người bán cần thống nhất rõ ràng loại giao dịch (mua bán, tặng cho, thừa kế…) và đảm bảo giao dịch này đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hình thức và nội dung theo quy định của Bộ luật Dân sự, đồng thời phù hợp với ý chí của hai bên tham gia. Việc này tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho các bước thủ tục sau đó.
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cho việc rút hồ sơ gốc xe ô tô
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố then chốt giúp đẩy nhanh quá trình thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô. Dựa trên các quy định pháp luật về đăng ký xe, danh mục giấy tờ cần nộp có sự khác biệt tùy thuộc vào việc người bán là cá nhân hay tổ chức. Chủ xe hoặc người được ủy quyền cần kiểm tra kỹ lưỡng để tránh thiếu sót khi đến nộp hồ sơ.
Giấy tờ cần thiết đối với người bán là cá nhân
Khi chủ xe là cá nhân muốn thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô, các giấy tờ bắt buộc bao gồm bản gốc của Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô và Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường (đăng kiểm). Bên cạnh đó, cần có hợp đồng mua bán xe được công chứng theo quy định pháp luật để xác nhận giao dịch chuyển nhượng.
<>Xem Thêm Bài Viết:<>- Đi Tìm Chỗ Gửi Xe Ô Tô Ở Đâu: Hướng Dẫn Toàn Diện
- Giải pháp khi chìa khóa thông minh ô tô hết pin
- Sức Chịu Tải Lốp Xe Ô Tô 7.00-16: Hướng Dẫn Toàn Diện
- Tỷ lệ sở hữu xe máy ô tô Hưng Yên: Toàn cảnh và dự báo
- Khám phá Showroom VinFast Phạm Văn Đồng hiện đại
Ngoài ra, người bán cần nộp lại hai biển số xe (biển số trước và sau) đã tháo rời khỏi phương tiện. Hồ sơ còn yêu cầu 02 bản Giấy khai sang tên, di chuyển xe ô tô đã điền đầy đủ thông tin và dán bản cà số khung, số máy của xe. Bản cà số khung, số máy phải rõ ràng, dễ đọc. Bên mua và bên bán cũng cần chuẩn bị bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân và bản sao Sổ hộ khẩu để xác minh thông tin cá nhân.
Giấy tờ cần thiết đối với người bán là tổ chức
Đối với trường hợp người bán là một tổ chức hoặc doanh nghiệp, thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô cũng yêu cầu nộp lại bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký xe và Giấy chứng nhận đăng kiểm xe ô tô, cùng với hai biển số xe đã tháo.
Các giấy tờ khác bao gồm 02 bản Giấy khai sang tên, di chuyển xe ô tô có dán bản cà số khung, số máy rõ nét. Về chứng từ chuyển nhượng, tổ chức cần có 02 bản hợp đồng chuyển nhượng xe đã được công chứng hoặc Quyết định bán xe của cơ quan, tổ chức đó. Bên cạnh đó, cần xuất trình Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, hóa đơn giá trị gia tăng khi mua ô tô (nếu có) và giấy giải chấp ngân hàng (nếu xe còn thế chấp). Việc chuẩn bị đầy đủ các tài liệu này là yếu tố quyết định sự suôn sẻ của quy trình rút hồ sơ xe.
Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô giúp việc mua bán xe cũ diễn ra nhanh chóng
Thời gian xử lý hồ sơ và nhận kết quả
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 15/2014/TT-BCA, thời gian xử lý đối với các thủ tục liên quan đến đăng ký, cấp biển số xe, bao gồm cả việc cấp hồ sơ sang tên, di chuyển xe và giấy chứng nhận thu hồi đăng ký, thường không kéo dài. Cụ thể, thời gian này được quy định là không quá hai ngày làm việc.
Thời gian hai ngày làm việc này được tính kể từ ngày cơ quan công an tiếp nhận hồ sơ hợp lệ từ người nộp. Điều này có nghĩa là nếu hồ sơ của bạn đã đầy đủ và đáp ứng các yêu cầu theo quy định, bạn có thể chờ nhận kết quả sau khoảng 2 ngày làm việc. Việc nắm rõ khung thời gian này giúp chủ xe hoặc người được ủy quyền có kế hoạch di chuyển và công việc phù hợp, tránh việc chờ đợi không cần thiết tại cơ quan thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô.
Sau khi hồ sơ được xử lý và chấp thuận, cơ quan công an sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ gốc để trả lại cho người nộp. Bộ hồ sơ này sẽ được niêm phong cẩn thận để đảm bảo tính bảo mật và nguyên vẹn khi chuyển đến địa phương đăng ký mới.
Các giấy tờ cần thiết cho thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô chuyển vùng
Các bước tiến hành thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô
Để quá trình thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô diễn ra một cách có hệ thống và hiệu quả, người thực hiện cần tuân thủ các bước theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Việc đi đúng trình tự giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cả hai bên tham gia giao dịch. Dưới đây là các bước cơ bản cần thực hiện khi tiến hành việc rút gốc xe cho mục đích chuyển vùng.
Bước đầu tiên trong quy trình rút hồ sơ xe là công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu xe ô tô. Cả bên mua và bên bán cần đến một trong các địa điểm có thẩm quyền như Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn hoặc một văn phòng công chứng uy tín để thực hiện việc xác nhận chữ ký và tính pháp lý của hợp đồng mua bán, tặng cho hoặc thừa kế xe. Việc công chứng này là cơ sở pháp lý quan trọng để chứng minh giao dịch là hợp pháp.
Sau khi có hợp đồng đã công chứng, bước tiếp theo là tiến hành thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô tại cơ quan công an nơi xe đã đăng ký ban đầu. Người nộp hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu (đã nêu ở phần trên) và nộp tại Phòng Cảnh sát Giao thông Công an tỉnh/thành phố. Trong trường hợp người bán không thể trực tiếp đi làm thủ tục, có thể thực hiện ủy quyền cho người mua hoặc người khác theo quy định pháp luật để thay mình hoàn tất công đoạn này.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, cơ quan công an sẽ tiến hành các nghiệp vụ cần thiết như thu hồi giấy chứng nhận đăng ký, biển số xe và chuẩn bị bộ hồ sơ gốc của xe. Người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy biên nhận nộp hồ sơ, trong đó ghi rõ ngày hẹn trả kết quả. Thời gian chờ đợi để hoàn thiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô thường là khoảng 2 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ được duyệt.
Khi đến ngày hẹn, người được trả kết quả sẽ nhận lại bộ hồ sơ gốc đã được niêm phong và các giấy tờ liên quan. Bộ hồ sơ này là căn cứ để người mua mang về địa phương mình sinh sống hoặc làm việc để tiếp tục thực hiện các thủ tục sang tên đổi chủ và đăng ký xe mới. Công đoạn cuối cùng là người mua đến Phòng Cảnh sát Giao thông cấp quận, huyện tại địa phương mình để nộp hồ sơ gốc và làm thủ tục đăng ký mới, cấp biển số mới, đồng thời nộp lệ phí trước bạ tại Chi cục thuế địa phương.
Địa điểm nộp hồ sơ và thông tin về lệ phí rút hồ sơ gốc
Việc xác định đúng địa điểm để thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô là vô cùng quan trọng để tránh mất thời gian đi lại không cần thiết. Căn cứ vào các quy định hiện hành về đăng ký, cấp biển số xe, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ rút gốc xe là Phòng Cảnh sát giao thông, Phòng Cảnh sát giao thông đường bộ – đường sắt thuộc Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi chiếc xe đó đã được đăng ký lần đầu. Do đó, người thực hiện thủ tục (thường là người mua hoặc người được ủy quyền bởi người bán) cần đến đúng trụ sở của Phòng Cảnh sát Giao thông Công an tỉnh/thành phố mà chiếc xe hiện đang mang biển số đăng ký để nộp hồ sơ yêu cầu rút gốc.
Về vấn đề chi phí, theo quy định tại Thông tư số 58/2020/TT-BCA có hiệu lực từ ngày 01/8/2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan, việc thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô bản thân nó không phải chịu bất kỳ khoản phí hành chính nào. Nói cách khác, người dân khi đến Phòng Cảnh sát Giao thông để làm thủ tục rút hồ sơ gốc sẽ không cần thanh toán lệ phí rút hồ sơ gốc xe ô tô.
Địa điểm thực hiện Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô tại Phòng Cảnh sát Giao thông
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không mất phí rút hồ sơ gốc không có nghĩa là toàn bộ quá trình mua bán và sang tên xe khác tỉnh là miễn phí. Người mua sẽ cần nộp các khoản phí khác tại địa phương đăng ký mới, bao gồm lệ phí trước bạ (tại Chi cục Thuế) và lệ phí cấp mới giấy đăng ký, biển số xe (tại Phòng Cảnh sát Giao thông địa phương mới).
Khi đến ngày hẹn, người nộp hồ sơ sẽ được trả lại bộ hồ sơ gốc của xe đã được niêm phong cẩn thận, cùng với Giấy đăng ký xe đã bị cắt góc (đánh dấu việc xe đã được thu hồi đăng ký), 01 bản in phiếu xác nhận sang tên, di chuyển xe ô tô khác vùng và 01 bản Giấy khai sang tên, di chuyển kèm theo chứng từ chuyển nhượng xe. Đây là toàn bộ những tài liệu cần thiết để tiếp tục thủ tục sang tên xe tại địa phương mới.
Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục
Để đảm bảo quá trình rút hồ sơ gốc xe ô tô diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm thời gian, người thực hiện cần ghi nhớ một số điểm quan trọng. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm rõ các tình huống phát sinh có thể giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có và đẩy nhanh tiến độ hoàn tất các thủ tục mua bán xe ô tô cũ hoặc mới giữa các tỉnh.
Một trong những lưu ý đầu tiên là việc kiểm tra kỹ lưỡng thông tin về chiếc xe trước khi quyết định mua. Hãy chắc chắn rằng chiếc xe không nằm trong diện bị tranh chấp, không phải là tang vật của một vụ án hình sự hoặc vi phạm pháp luật nào khác. Việc này có thể được thực hiện thông qua các dịch vụ tra cứu thông tin xe hoặc hỏi rõ người bán. Một chiếc xe có lịch sử pháp lý không minh bạch sẽ gây khó khăn lớn, thậm chí không thể hoàn thành thủ tục rút hồ sơ gốc và đăng ký sang tên.
Khi nộp hồ sơ tại cơ quan công an, bạn sẽ phải nộp lại bản gốc của giấy đăng ký xe và giấy đăng kiểm. Điều này đồng nghĩa với việc bạn sẽ không có những giấy tờ này trong thời gian chờ đợi xử lý hồ sơ (khoảng 2 ngày làm việc). Để hợp lệ khi điều khiển xe trên đường trong giai đoạn này, bạn nên sử dụng Giấy biên nhận đã nộp hồ sơ thay cho giấy đăng ký xe. Giấy biên nhận này là bằng chứng chứng minh rằng xe đang trong quá trình làm thủ tục rút hồ sơ gốc và giúp người điều khiển phương tiện tránh được việc bị xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến giấy tờ xe.
Tương tự như giấy tờ, bạn cũng cần nộp lại cả hai biển số xe (trước và sau) khi làm thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô. Việc di chuyển xe không có biển số là vi phạm luật giao thông đường bộ. Do đó, bạn nên hạn chế tối đa việc sử dụng xe trong thời gian chờ nhận kết quả hồ sơ gốc hoặc chỉ di chuyển xe khi thực sự cần thiết và có biện pháp đảm bảo tuân thủ luật giao thông. Tốt nhất là sắp xếp thời gian làm thủ tục sao cho phù hợp với lịch trình sử dụng xe của bạn.
Nếu bạn là người bán và không có thời gian để trực tiếp đi làm thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô, hãy cân nhắc làm giấy ủy quyền cho người mua hoặc người khác ngay tại văn phòng công chứng khi ký hợp đồng mua bán. Việc này giúp người mua có thể tự mình hoàn tất công đoạn rút hồ sơ một cách chủ động, tiết kiệm thời gian và công sức cho cả hai bên, đẩy nhanh toàn bộ quy trình mua bán xe.
Một chi tiết nhỏ nhưng rất quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ là bản cà số khung, số máy. Bạn cần đảm bảo rằng bản cà số khung, số máy được dán vào tờ khai sang tên, di chuyển xe phải thật rõ nét, dễ đọc. Cơ quan công an sẽ không tiếp nhận hồ sơ nếu bản cà bị mờ, nhòe hoặc không rõ ràng, khiến bạn phải mất thêm thời gian để làm lại và nộp lại hồ sơ, làm chậm trễ thủ tục rút hồ sơ gốc.
Cuối cùng, hãy lưu ý đến lịch làm việc của cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Các Phòng Cảnh sát Giao thông thường làm việc từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7. Việc nắm rõ thông tin này giúp bạn chủ động sắp xếp thời gian đến nộp hồ sơ, tránh việc đi lại vào những ngày nghỉ hoặc ngoài giờ làm việc hành chính, gây lãng phí thời gian và công sức.
Câu hỏi Thường Gặp về Thủ tục Rút Hồ Sơ Gốc Xe Ô Tô
Rút hồ sơ gốc xe ô tô có mất phí không?
Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô tại cơ quan công an không phải chịu bất kỳ khoản lệ phí hành chính nào. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các bước tiếp theo như đăng ký lại xe tại địa phương mới (sang tên đổi chủ) sẽ có các khoản phí khác như lệ phí trước bạ và lệ phí cấp biển số mới.
Tôi có cần mang xe đến cơ quan công an khi làm thủ tục rút hồ sơ gốc không?
Không. Khi thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô, bạn chỉ cần mang theo đầy đủ các giấy tờ cần thiết và nộp lại biển số xe (đã tháo rời). Cơ quan công an không yêu cầu chủ xe phải đưa phương tiện đến để kiểm tra tại bước này.
Thời gian chờ đợi để hoàn thành việc rút hồ sơ gốc xe ô tô là bao lâu?
Theo quy định, thời gian xử lý hồ sơ rút gốc xe ô tô là không quá hai ngày làm việc, tính từ ngày cơ quan công an tiếp nhận được hồ sơ hợp lệ. Sau thời gian này, bạn sẽ được thông báo đến nhận lại bộ hồ sơ gốc đã được niêm phong.
Ai có thể đi làm thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô?
Người bán là chủ sở hữu xe theo giấy đăng ký xe có thể trực tiếp đi làm thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô. Ngoài ra, người bán có thể ủy quyền hợp pháp cho người khác (ví dụ: người mua hoặc bên thứ ba) để thay mình thực hiện thủ tục này. Giấy ủy quyền cần được công chứng theo quy định.
Sau khi rút hồ sơ gốc xe ô tô, tôi cần làm gì tiếp theo?
Sau khi nhận được bộ hồ sơ gốc đã niêm phong từ cơ quan công an nơi xe đăng ký ban đầu, người mua cần mang toàn bộ hồ sơ này về địa phương mình sinh sống hoặc đặt trụ sở. Tại địa phương mới, bạn sẽ tiếp tục thực hiện thủ tục sang tên đổi chủ bao gồm việc nộp lệ phí trước bạ tại Chi cục Thuế và nộp hồ sơ gốc kèm các giấy tờ cá nhân/tổ chức tại Phòng Cảnh sát Giao thông Công an cấp quận/huyện để đăng ký lại xe và được cấp biển số mới.
Nhìn chung, quy trình rút hồ sơ gốc xe ô tô là một công đoạn cần thiết nhưng không quá phức tạp nếu người thực hiện có sự chuẩn bị chu đáo và nắm rõ các yêu cầu. Việc này đảm bảo rằng giao dịch mua bán xe ô tô khác tỉnh được hoàn tất hợp pháp và việc đăng ký sở hữu xe tại địa phương mới diễn ra thuận lợi. Nắm vững các bước và thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô giúp người bán và người mua tự tin hơn trong quá trình chuyển nhượng. Để tìm hiểu thêm thông tin về các loại xe hoặc các thủ tục hành chính liên quan, bạn có thể tham khảo thêm trên website Brixton Việt Nam.
